[군무원 면접질문 037] 군수품의 전산 재고기록과 실제 수량이 다르면 어떻게 하겠는가

이 질문은 지원자가 재고 불일치를 단순한 입력 오류로 가볍게 여기지 않고 사실관계와 원인을 체계적으로 확인하는지를 평가하려는 것이다. 재고기록은 물자의 확보와 분배, 조달계획과 예산편성의 기초가 되므로 기록이 부정확하면 불필요한 구매나 물자 부족이 발생할 수 있다.

차이의 원인은 입·출고 미기록과 단위 오류, 보관장소 변경, 훼손 또는 분실 등 다양할 수 있다. 따라서 추가 입·출고를 통제하고 실물과 관련 기록을 시간순으로 대조해야 한다.

기록은 임의로 맞추지 않고 차이의 범위와 영향을 보고한 뒤 승인된 정정절차에 따라 바로잡아야 한다(「군수품관리법」 제10조·제13조).

[답변 요령]

● 해당 품목의 추가 입·출고를 통제하고 품명·규격·단위·수량을 재확인한다.

● 입고·출고·반납·이관·폐기 기록과 승인서류를 시간순으로 대조한다.

● 차이의 규모와 업무 영향, 확인된 사실 및 우선조치를 물품관리 담당자에게 보고한다.

● 단순 입력 오류라도 승인된 절차에 따라 전산기록을 정정한다.

● 재고조사나 자료 검증에서 기록과 실물·원자료의 차이를 추적한 경험을 연결한다.

[답변 예시]

재고기록과 실제 수량이 다르면 기록에 맞추어 실물을 추정하거나 전산수량을 임의로 수정하지 않겠습니다. 먼저 해당 품목의 추가 입·출고를 통제하겠습니다.

품명과 규격, 관리단위 및 실제 수량을 다시 확인하겠습니다. 이후 최근 입고와 출고, 반납, 이관 및 폐기 기록을 승인서류와 함께 시간순으로 대조하겠습니다.

확인한 차이의 규모와 추정 원인, 현재까지 취한 조치를 상급자와 물품관리 담당자에게 보고하겠습니다. 분실이나 무단 반출 가능성이 있다면 현장과 관련 기록을 보존하고 공식적인 조사에 협조하겠습니다.

원인이 확정되면 승인된 절차로 기록을 정정하고 정기실사와 인수인계, 교차확인 방법을 보완하겠습니다.

[후속질문]

① 소량의 저가 소모품이 부족해도 반드시 보고하겠는가?

“품목의 특성과 기관의 재고관리 기준, 반복 여부 및 차이의 원인을 확인하겠습니다. 경미한 차이라도 임의로 맞추지 않고 정해진 보고·정정 기준에 따라 처리하겠습니다.”

② 이전 담당자가 잘못 기록한 것으로 보이면 어떻게 하겠는가?

“확인 전에 이전 담당자의 책임으로 단정하지 않겠습니다. 인수인계와 입·출고 기록, 승인서류 및 실제 보관상태를 객관적으로 확인하고 필요한 경우 이전 담당자에게 사실관계를 문의하겠습니다.”

③ 전산기록보다 실제 물자가 더 많이 발견되면 어떻게 처리하겠는가?

“초과 물자도 정상재고로 바로 편입하지 않고 출처와 입고·반납·이관 기록을 확인하겠습니다. 취득 경위와 소유관계가 확인된 뒤 정해진 절차에 따라 등록하거나 별도로 조치하겠습니다.”

④ 소모품 몇 개까지 확인하면 군수업무가 지나치게 지연되지 않겠는가?

“모든 차이에 동일한 조사 수준을 적용하면 비효율적일 수 있다는 점에 동의합니다. 품목의 중요도와 금액, 반복성 및 분실 가능성에 따라 확인 범위를 정하겠습니다.

다만 작은 차이라도 장부를 임의로 맞추지는 않겠습니다.”

[피해야 할 답변]

차이가 크지 않으면 다음 입·출고 과정에서 수량을 맞추거나 실제 재고에 맞게 전산기록만 수정하겠다는 답변은 피해야 한다. 원인을 확인하기 전에 이전 담당자의 실수나 분실로 단정하고 관련 기록과 현장 상태를 변경해서도 안 된다.