[질문 072] 여러 부서에서 동시에 업무를 요청하면 무엇을 기준으로 처리하겠습니까
[출제의도]
지원자가 요청자의 직급이나 친분이 아니라 기한과 중요도, 지연 시 영향을 기준으로 우선순위를 정할 수 있는지를 확인하는 질문이다.
자신의 판단만으로 처리순서를 정하지 않고 업무분장과 상급자의 조정을 활용해야 한다.
각 요청부서에 진행상황을 투명하게 공유하는 태도도 중요하다.
[답변 요령]
각 업무의 공식기한과 긴급성, 국민·조직에 미치는 영향을 확인한다.
본인의 업무분장과 선행·후속 업무관계를 기준으로 우선순위를 정한다.
동시에 처리하기 어렵다면 요청부서에 현재 업무량과 가능한 일정을 알린다.
중요도가 비슷하거나 조정이 어려우면 자료를 정리하여 상급자의 우선순위 결정을 요청한다.
[답변 예시]
“요청한 부서의 영향력보다 공식기한과 지연 시 발생할 피해, 다른 업무와의 연결성을 기준으로 판단하겠습니다.
동시에 처리하기 어렵다면 각 부서에 현재 진행상황과 가능한 처리시점을 알리고 업무범위나 기한을 조정하겠습니다.
우선순위가 비슷하거나 제 권한으로 결정하기 어렵다면 업무별 영향과 소요시간을 정리하여 상급자의 조정을 요청하겠습니다.”
[후속 질문]
① 상급부서의 요청을 먼저 처리해야 하지 않습니까
“조직의 지휘체계는 존중해야 하지만 상급부서라는 이유만으로 법정기한이나 긴급한 국민업무를 미뤄서는 안 됩니다.
각 업무의 중요도와 공식적인 지시 여부를 확인하여 판단하겠습니다.”
② 모든 부서가 자신의 업무가 가장 중요하다고 하면 어떻게 하겠습니까
“주관적인 주장보다 완료기한과 지연 시 피해, 대체 가능성과 소요시간을 비교하겠습니다.
조정이 되지 않으면 객관적인 자료를 바탕으로 책임자의 결정을 요청하겠습니다.”
③ 먼저 요청한 순서대로 처리하면 공정하지 않습니까
“일반적인 업무는 요청순서가 기준이 될 수 있지만 안전이나 법정기한과 관련된 긴급업무는 우선해야 합니다.
예외를 적용할 때에는 객관적인 이유를 기록하고 관련 부서에 설명하겠습니다.”
[피해야 할 답변]
높은 직급이나 가까운 부서의 요청을 먼저 처리하겠다고 답해서는 안 된다.
모든 요청을 받아들여 야근으로 해결하거나 단순히 먼저 온 순서대로만 처리하겠다는 답변도 피해야 한다.