[군무원 면접질문 029] 도서관 자료를 수집·분류·보존할 때 어떤 사항을 고려하겠는가

이 질문은 지원자가 자료 관리의 전체 흐름을 이해하고, 수집·등록·분류·목록 작성·보존 업무의 목적과 상호 연계성을 설명할 수 있는지를 확인하려는 것이다. 도서관은 필요한 자료를 수집·정리·보존·제공해야 하므로, 각 단계의 업무가 독립적으로 이루어지는 것이 아니라 하나의 관리 과정으로 연결되어야 한다(「도서관법」 제7조).

자료를 수집할 때는 기관의 운영 목적과 이용자 수요뿐 아니라 내용의 신뢰성, 최신성, 구입 비용과 기존 장서의 균형을 함께 고려해야 한다. 확보한 자료는 정해진 분류표와 목록 규칙에 따라 일관되게 조직하고, 서지 정보와 실제 소장 위치가 일치하도록 관리해야 한다.

보존 단계에서는 인쇄 자료·시청각 자료·전자 자료 등 매체별 훼손 및 유실 위험을 파악하고, 이에 적합한 보존·저장·백업 방법을 적용해야 한다. 훼손 자료의 보수와 접근 제한은 기관의 장서 관리 기준과 승인 절차에 따라 처리하고, 자료의 폐기와 제적은 관련 법령 및 기관 기준에 근거하여 수행해야 한다.

[답변 요령]

● 기관의 목적과 이용자 수요, 신뢰성, 최신성, 비용 및 기존 장서의 균형으로 자료를 선정한다.

● 확보한 자료를 등록하고 적용되는 분류표와 목록규칙에 따라 일관되게 조직한다.

● 서지정보와 청구기호, 실제 자료의 위치가 일치하는지 확인한다.

● 인쇄·시청각·전자자료의 특성에 맞게 환경, 취급, 저장매체와 백업을 관리한다.

● 자료선정·등록·분류·목록·장서점검이나 전자파일 관리 경험을 연결한다.

[답변 예시]

자료를 수집할 때는 기관의 임무와 이용자 수요를 먼저 확인하겠습니다. 내용의 신뢰성과 최신성, 비용 및 기존 장서의 구성을 함께 고려하여 자료를 선정하겠습니다.

확보한 자료는 공식적으로 등록하고 적용되는 분류표와 목록규칙에 따라 주제와 저자, 표제 및 자료형태를 일관되게 기술하겠습니다. 서지정보와 청구기호, 실제 서가 위치도 일치하도록 확인하겠습니다.

보존할 때는 인쇄자료와 시청각자료, 전자자료의 특성을 구분하여 환경과 취급방법, 저장매체 및 백업을 관리하겠습니다. 훼손된 자료는 상태와 이용가치를 평가하여 보수·복원 또는 대체 여부를 검토하겠습니다.

제적이나 접근제한은 개인적으로 결정하지 않고 기관의 기준과 승인절차에 따라 처리하겠습니다.

[후속질문]

① 이용자의 요청은 많지만 신뢰성이 낮은 자료라면 어떻게 하겠는가?

“요청이 많다는 이유만으로 바로 선정하지 않고 저자와 발행처, 내용의 근거 및 최신성을 검토하겠습니다. 필요한 주제라면 신뢰할 수 있는 대체자료를 함께 조사하여 이용자에게 안내하겠습니다.”

② 분류번호와 실제 자료 내용이 맞지 않는 것을 발견하면 어떻게 하겠는가?

“기존 분류 근거와 적용한 분류표를 확인하고 자료의 주제와 내용 범위를 다시 분석하겠습니다. 변경이 필요하면 정해진 절차에 따라 분류·목록정보와 청구기호, 실제 위치를 함께 수정하겠습니다.”

③ 이용률이 낮고 공간을 많이 차지하는 자료는 어떤 기준으로 제적하겠는가?

“이용률 외에도 자료의 최신성과 정확성, 희소성, 기관의 임무와 보존 가치를 함께 평가하겠습니다. 대체자료와 다른 기관의 보유 여부도 확인하고 장서관리 기준과 승인절차에 따라 결정하겠습니다.”

④ 한정된 예산과 공간에서 오래된 자료까지 보존하는 것은 비효율적이지 않은가?

“모든 오래된 자료를 보존하는 것은 비효율적일 수 있다는 우려에 동의합니다. 그러나 발행연도만으로 결정하지 않고 역사적·연구적 가치와 희소성, 대체 가능성을 평가하겠습니다.

보존 필요성이 낮은 자료는 공식적인 제적이나 이전 절차를 검토하겠습니다.”

[피해야 할 답변]

인기가 높은 자료와 신간만 수집하거나 사서 개인의 관심에 따라 장서를 구성하겠다는 답변은 피해야 한다. 훼손자료와 이용률이 낮은 자료를 평가·승인 없이 폐기하고, 전자자료는 물리적으로 훼손되지 않으므로 백업이 필요 없다고 판단해서도 안 된다.