[질문 053] 신속한 처리와 정확한 결과를 동시에 요구받았던 경험을 말씀해 주십시오
[출제의도]
지원자가 시간이 부족한 상황에서도 반드시 지켜야 할 품질과 확인절차를 구분할 수 있는지를 확인하는 질문이다.
업무를 단순히 빠르게 끝내는 것이 아니라 우선순위와 역할을 조정하여 오류 가능성을 관리해야 한다.
처리 이후 결과와 후속영향을 확인한 행동도 중요하다.
[답변 요령]
완료기한이 촉박하면서 오류가 발생하면 영향이 컸던 경험을 선택한다.
업무의 핵심결과와 반드시 확인해야 할 항목을 먼저 정한 과정을 설명한다.
역할분담과 병행처리, 확인절차를 통해 시간과 품질을 관리한 행동을 제시한다.
업무 결과와 함께 신속성과 정확성을 조정하며 배운 점을 설명한다.
[답변 예시]
“행사 전날 참가자 명단과 좌석배치 자료를 최종 확정해야 했는데 신청정보 일부가 늦게 변경된 경험이 있습니다.
저는 이름과 연락처, 참석 여부처럼 반드시 확인해야 할 항목을 우선 정하고 팀원과 수정 및 대조작업을 나누어 동시에 진행했습니다.
최종적으로 원자료와 명단을 다시 대조하여 기한 안에 자료를 완성했으며 급한 상황일수록 핵심 확인절차를 분명히 해야 한다는 점을 배웠습니다.”
[후속 질문]
① 시간이 부족한데 최종 대조까지 하면 업무가 늦어지지 않습니까
“모든 항목을 같은 수준으로 반복 확인하지 않고 오류의 영향이 큰 핵심항목을 우선 점검했습니다.
시간이 부족해도 국민이나 후속업무에 직접 영향을 주는 확인은 생략하지 않겠습니다.”
② 속도를 높이기 위해 다른 사람에게 일을 나누면 책임도 나뉘는 것 아닙니까
“역할을 나누더라도 최종 결과와 전체 진행상황을 관리할 책임은 분명히 해야 합니다.
담당범위와 확인기준을 사전에 공유하고 결과물을 통합할 때 다시 점검했습니다.”
③ 기한 안에 정확하게 처리할 수 없다고 판단되면 어떻게 하겠습니까
“무리하게 완료했다고 보고하기보다 남은 업무와 오류 가능성을 정리하여 책임자에게 미리 알리겠습니다.
반드시 필요한 품질을 확보할 수 있도록 범위나 기한, 인력조정을 협의하겠습니다.”
[피해야 할 답변]
밤을 새우거나 무조건 서둘러 기한을 맞춘 사실만으로 업무능력을 설명해서는 안 된다.
정확성을 이유로 처리기한을 가볍게 보거나 신속성을 이유로 필수 확인절차를 모두 생략한 답변도 피해야 한다.