[질문 054] 여러 업무의 우선순위를 정해 처리한 경험을 말씀해 주십시오
[출제의도]
지원자가 단순히 급한 업무부터 처리하는 것이 아니라 중요도와 기한, 파급효과를 종합하여 우선순위를 정할 수 있는지를 확인하는 질문이다.
여러 업무의 관계와 다른 사람에게 미치는 영향을 분석한 행동이 중요하다.
상황이 변했을 때 우선순위를 다시 조정할 수 있는지도 평가한다.
[답변 요령]
동시에 여러 과업을 맡아 선택과 조정이 필요했던 경험을 제시한다.
법정기한이나 마감일, 피해 가능성, 후속업무에 미치는 영향을 기준으로 분류한다.
즉시 처리할 업무와 병행할 업무, 협조를 요청할 업무를 구분한 행동을 설명한다.
상황변화에 따라 우선순위를 다시 점검하고 관계자에게 공유한 결과를 제시한다.
[답변 예시]
“같은 주에 정기보고서 작성과 고객문의 처리, 행사자료 준비가 겹친 경험이 있습니다.
저는 마감기한과 다른 사람의 업무에 미치는 영향을 기준으로 정기보고서의 필수자료를 먼저 확보하고, 문의는 긴급성과 답변 가능 여부에 따라 구분했으며 행사자료는 팀원과 역할을 나누었습니다.
진행상황을 매일 점검하고 변경사항을 공유한 결과 세 업무를 모두 기한 안에 마무리할 수 있었습니다.”
[후속 질문]
① 본인이 중요하다고 판단한 기준이 잘못될 수도 있지 않습니까
“개인적인 판단만으로 우선순위를 정하지 않고 공식 기한과 업무목적, 관련자의 요청사항을 확인했습니다.
판단이 어려운 경우에는 현재 업무량과 영향을 정리하여 책임자와 우선순위를 협의하겠습니다.”
② 급하지 않지만 중요한 업무는 계속 미뤄질 수 있지 않습니까
“긴급하지 않은 중요업무에는 별도의 중간기한을 설정하여 일정에 미리 반영했습니다.
당일의 긴급업무만 처리하지 않고 주간 단위로 진행률을 점검했습니다.”
③ 모든 업무가 긴급하다고 요청되면 어떻게 하겠습니까
“요청자의 표현보다 실제 기한과 지연 시 피해, 대체 가능성을 확인하겠습니다.
충돌이 해결되지 않으면 우선순위에 필요한 정보를 정리하여 상급자의 조정을 요청하겠습니다.”
[피해야 할 답변]
상급자가 먼저 요청한 업무나 자신이 잘하는 업무부터 처리했다고 답해서는 안 된다.
우선순위를 정했다는 말만 하고 판단기준과 관계자 조정과정을 설명하지 않는 답변도 피해야 한다.