제2장 결론부터 말하면 생각이 선명해진다
6. 30초·1분·3분은 같은 핵심에서 시작한다
책 제목의 ‘3분’은 모든 말을 반드시 3분 동안 해야 한다는 뜻이 아니다. 어떤 질문은 20초면 충분하고, 어떤 보고는 5분 이상 필요할 수 있다. 중요한 것은 시간이 달라져도 말의 중심이 흔들리지 않는 것이다. 핵심 한 문장을 먼저 정해두면 짧은 시간에는 핵심과 이유만 말하고, 시간이 늘어나면 근거와 사례, 대안을 차례로 붙일 수 있다. 좋은 말하기는 짧은 답과 긴 답을 따로 만드는 것이 아니라 하나의 핵심을 필요에 따라 확장하는 방식이다. 예를 들어 면접에서 “본인의 강점은 무엇입니까?”라는 질문을 받았다고 해보자. 핵심은 다음과 같이 정할 수 있다.
저의 강점은 여러 업무가 동시에 발생했을 때 우선순위를 정하고 일정에 맞게 관리하는 능력입니다.
30초 정도의 답변이라면 핵심과 짧은 사례만 붙이면 된다.
저의 강점은 여러 업무가 동시에 발생했을 때 우선순위를 정하고 일정에 맞게 관리하는 능력입니다. 이전에 행사 준비와 정기 보고 일정이 겹쳤을 때 마감기한과 다른 부서에 미치는 영향을 기준으로 업무 순서를 정했고, 두 업무를 모두 정해진 기간 안에 마무리한 경험이 있습니다.
시간이 1분 정도라면 당시 상황과 자신이 사용한 판단 기준을 조금 더 설명할 수 있다.
저의 강점은 여러 업무가 동시에 발생했을 때 우선순위를 정하고 일정에 맞게 관리하는 능력입니다. 행사 준비와 월간 보고서 제출 일정이 겹친 적이 있는데, 두 업무를 동시에 진행하면 중요한 마감을 놓칠 가능성이 있었습니다. 그래서 마감기한과 다른 부서의 업무에 미치는 영향을 기준으로 우선순위를 정했습니다. 외부 협조가 필요한 자료는 먼저 요청하고, 제가 직접 작성할 수 있는 업무는 이후 순차적으로 처리했습니다. 그 결과 두 업무를 모두 기한 안에 마무리할 수 있었습니다.
3분이 주어진다고 해서 완전히 새로운 이야기를 만들 필요는 없다. 같은 핵심에 판단 과정과 세부 행동, 결과에서 얻은 교훈을 더하면 된다.
저의 강점은 여러 업무가 동시에 발생했을 때 우선순위를 정하고 일정에 맞게 관리하는 능력입니다. 이전 직무에서 학과 행사 준비와 월간 보고서 제출 일정이 같은 주에 겹친 적이 있었습니다. 처음에는 두 업무를 모두 동시에 진행하려 했지만 외부 부서에서 받아야 하는 자료와 행사 참여자 확인에 시간이 걸려 일정이 뒤엉킬 가능성이 있었습니다. 그래서 업무를 마감기한, 다른 사람에게 미치는 영향, 외부 협조 필요 여부의 세 가지 기준으로 나누었습니다. 먼저 외부에서 받아야 하는 자료를 요청하고 행사 참가자 확인을 시작했습니다. 그사이 내부에서 직접 처리할 수 있는 보고서 초안을 작성했고, 자료가 도착한 뒤 최종 내용을 반영했습니다. 행사 준비도 전체 일정을 세 단계로 나누어 중간 점검일을 정했습니다. 결과적으로 보고서는 정해진 날짜에 제출했고 행사 준비도 계획대로 마무리했습니다. 이 경험을 통해 일이 많을 때는 더 빨리 움직이는 것보다 먼저 우선순위와 의존 관계를 정하는 것이 중요하다는 점을 배웠습니다.
30초, 1분, 3분 답변의 중심은 모두 같다. 시간이 늘어날수록 새로운 결론을 추가하는 것이 아니라 기존 결론을 이해하는 데 필요한 설명이 늘어난다. 이것이 핵심을 중심으로 말을 확장하는 방식이다. 업무 보고에서도 같은 방법을 사용할 수 있다. 핵심이 “현재 프로젝트는 고객 요구 변경으로 이틀 정도 일정 조정이 필요합니다.”라고 정해졌다면 아주 짧은 보고에서는 원인과 요청만 말한다.
고객 요구 변경으로 테스트 기간이 부족해 현재 일정은 이틀 정도 조정이 필요합니다. 오늘 중 수정 일정을 확정해 보고드 리겠습니다.
1분 보고에서는 현재 진행률과 조정 방법까지 추가한다.
프로젝트는 핵심 개발까지는 계획대로 진행됐지만 고객이 두 가지 기능을 추가 요청하면서 테스트 기간이 부족해졌습니다. 현재 일정대로라면 최종 납품이 이틀 정도 늦어질 가능성이 있습니다. 핵심 기능부터 먼저 테스트하면 지연을 하루로 줄일 수 있어 오늘 오후까지 개발팀과 조정한 뒤 최종 일정을 보고 드리겠습니다.
3분 보고에서는 가능한 대안과 각 대안의 영향을 비교할 수 있다. 그러나 첫 문장의 방향은 바뀌지 않는다. 시간이 많다고 프로젝트의 시작 과정부터 모두 말할 필요는 없다. 따라서 3분 답변을 준비한다고 처음부터 세 배 분량의 원고를 외우는 것은 좋은 방법이 아니다. 먼저 한 문장으로 핵심을 만들고, 그다음 가장 중요한 이유 하나나 둘을 붙인다. 여기에 실제 근거나 사례를 추가하고, 마지막으로 행동이나 제안을 연결한다. 시간이 짧아지면 뒤쪽을 줄이고, 시간이 늘어나면 필요한 부분을 확장한다.
이 방식을 익히면 예상하지 못한 시간 제한에도 대응하기 쉽다. 발표 준비를 3분으로 했는데 현장에서 “1분 안에 요약해 주십시오.”라는 요청을 받아도 핵심과 이유가 정해져 있다면 줄일 수 있다. 반대로 “조금 더 자세하게 설명해 주십시오.”라고 하면 근거와 사례를 추가하면 된다. 시간을 조절하는 능력은 말의 속도를 빠르게 하거나 느리게 하는 능력이 아니라 정보의 층을 조절하는 능력이다.
