처음 쓰는 학술지 논문 작성법 | 제10장 학술지 투고와 심사 의견에 대한 대응 | 1. 투고 원고와 제출 자료의 준비

1. 투고 원고와 제출 자료의 준비

학술지 투고는 완성한 원고와 관련 자료를 제출 요건에 맞추어 전달하는 과정이다. 내용이 충실하더라도 파일이 빠지거나 저자 정보가 서로 다르면 접수가 지연될 수 있다. 원고가 학술지에 적합한지와 필요한 제출 자료를 모두 갖추었는지 함께 확인해야 한다. 연구 초기에 검토한 규정도 실제 제출 시점에 다시 살펴본다. 논문 유형과 허용 분량, 심사 방식과 필수 서류가 달라졌을 수 있기 때문이다. 원고와 서류에는 실제 수행한 과정과 확인된 사실을 일관되게 기재한다. 공동저자가 있다면 최종 원고와 저자 정보, 주요 확인 사항을 공유한다. 투고 준비는 연구를 정확하게 검토하는 데 필요한 내용과 형식, 책임 정보를 갖추는 작업이다.

1) 투고 규정과 심사용 원고의 최종 점검

(1) 학술지 적합성과 분량·서식·인용 양식의 확인

투고 전에는 완성된 원고가 해당 학술지에 적합한지 다시 검토한다. 학술지 소개에 비슷한 단어가 있다는 이유만으로 판단하지 않는다. 주로 다루는 질문과 연구 방법, 독자의 관심을 함께 살핀다. 병원 이용 연구도 서비스 접근성과 건강 관련 요인 중 어디에 초점을 두었는지에 따라 투고처가 달라질 수 있다. 집필 중 질문과 자료의 범위가 바뀌었다면 처음의 선정 이유도 재검토한다. 최근 게재 논문은 실제로 다루는 주제와 논의의 범위를 파악하는 데 참고한다. 제출 형식은 과거 게재 논문보다 현재의 공식 투고 규정을 우선하여 적용한다. 학술지의 목적과 독자, 논문 유형을 함께 살피면 투고 이유가 분명해진다(Lövei, 2021).

분량은 계산 단위와 포함 범위를 확인한다. 본문과 초록, 참고문헌과 표·그림 설명 중 무엇을 포함하는지 구분한다. 글자 수와 단어 수, 페이지 수를 임의로 바꾸어 적용하지 않는다. 분량을 줄일 때에는 반복되는 배경 설명과 중복 문장을 먼저 정리한다. 핵심 연구 절차와 주요 결과, 불확실성에 관한 정보를 삭제하여 기준을 맞추지 않는다. 학술지가 허용한다면 상세 문항이나 보완 분석을 보충자료에 둘 수 있다. 그래도 주요 결론을 판단하는 데 필요한 근거는 본문에서 파악할 수 있어야 한다. 정보의 중요도와 독자의 검토 필요성을 고려하여 분량을 조정한다.

서식은 본문과 인용, 표·그림과 주석에 함께 적용한다. 학술지가 서식 파일을 제공한다면 필수 항목과 작성 방법을 확인한다. 글꼴과 간격을 바꾼 뒤에는 기호와 수식, 표의 정렬을 살핀다. 자동 번호와 상호참조도 파일 변환 후 정확하게 표시되는지 확인한다. 인용과 참고문헌은 지정한 양식과 판본에 맞춘다. 같은 APA 양식을 사용하더라도 국문 문헌의 표기와 배열 등에 별도 기준이 있을 수 있다. 문헌관리 프로그램의 출력 양식을 바꾸었다면 본문 인용과 목록을 갱신하여 대조한다. 외형의 통일과 함께 내용과 출처를 읽고 확인하는 데 문제가 없는지 점검한다.

불분명한 요건은 공식 투고 안내와 시스템 설명에서 확인한다. 오래된 안내 파일과 현재 요구가 다르면 적용 기준을 문의한다. 예외가 필요하다면 해당 항목과 이유를 구체적으로 정리한다. 다른 게재 논문의 형식이 다르다는 이유로 현재 규정을 따르지 않아도 된다고 판단하지 않는다. 제목과 초록의 언어, 핵심어의 수, 표·그림의 제출 방식도 각각 확인한다. 문의 결과와 남은 수정 사항은 공동저자에게 공유한다. 확인한 규정이 최종 원고에 반영되었는지 대조한다. 필수 요건과 내용의 정확성을 함께 갖춘 뒤 제출한다.

[표 10-1]학술지 적합성과 투고 규정의 최종 점검

(2) 심사용 익명 처리와 외부 자료의 이용 조건

익명 처리는 학술지가 채택한 심사 방식에 따라 수행한다. 모든 학술지가 같은 범위의 익명 처리를 요구하는 것은 아니다. 저자 표지와 심사용 본문을 분리한다면 각 파일에 포함할 정보를 확인한다. 이름과 소속뿐 아니라 머리말과 꼬리말, 감사의 글과 저자 기여 설명도 살핀다. 연구비와 윤리심의 정보는 학술지가 지정한 방식으로 제시한다. 심사 중 일시적으로 가린 정보는 이후 복원할 수 있도록 기록한다. 익명 처리를 이유로 연구 검토에 중요한 조건을 임의로 삭제하지 않는다. 신원 비공개와 연구의 검토 가능성을 함께 고려해야 한다.

자기인용은 필요한 근거를 유지하면서 처리한다. 자신의 연구라는 이유로 모두 삭제하면 배경과 설명이 불완전해질 수 있다. 별도 지침이 없다면 다른 문헌처럼 인용하고, 신원을 직접 드러내는 표현을 점검한다. 학술지가 특정 대체 표기를 요구한다면 그 기준을 따른다. 이전 조사와 현재 자료의 관계도 필요한 설명을 유지한다. 자료 저장소와 사전공개본은 허용되는 익명 접근 방식을 확인한다. 공개 이력을 편집부에 알려야 한다면 심사본과 구분하여 제공한다. 익명 처리에서는 필요한 정보를 정해진 방식과 위치에 제시하는 것이 중요하다.

파일 속성과 검토 기록도 점검한다. 작성자명과 주석, 변경 내용 추적 기록에는 신원이 남을 수 있다. 내부 작업 기록은 보존하고 제출용 사본을 정리한다. 보충자료와 그림의 파일명도 확인한다. 화면 캡처에는 계정명과 폴더 경로, 개인정보가 보일 수 있다. 정보를 가리더라도 자료의 의미를 바꾸어서는 안 된다. 시스템이 심사용 파일을 자동 생성한다면 변환 후 전체를 다시 확인한다. 본문과 첨부자료를 함께 점검해야 일부 파일에 남은 정보를 찾을 수 있다.

외부 자료는 출처와 이용 조건을 각각 확인한다. 새로 작성했더라도 다른 연구의 내용과 구조를 활용했다면 출처를 밝혀야 한다. 그대로 사용하거나 수정한 자료는 이용허락 조건을 살핀다. 출처 표시가 모든 이용 권한을 대신하는 것은 아니다. 사진과 지도, 화면 캡처와 측정도구도 자료별 활용 범위를 확인한다. 인물을 알아볼 수 있는 자료는 출판과 공개에 관한 동의 범위도 검토한다. 필요한 허락과 동의를 받았다면 증빙을 보관한다. 실제 사용 방식이 허용된 범위에 맞는지 최종적으로 확인한다.

[표 10-2]심사용 익명 처리와 외부 자료 이용의 점검

2) 제출 서류의 작성과 접수 기록 관리

(1) 투고 정보의 입력과 저자·연구윤리 서류의 준비

온라인 투고에서는 시스템의 입력 항목과 첨부 목록부터 확인한다. JAMS(Journal Article & Management System)와 같은 논문투고·심사 시스템을 활용하는 경우가 있다. 학술지가 지정한 경로에 제목과 초록, 저자 정보와 원고를 등록한다. 학회 회원 가입과 투고 시스템 계정 생성이 별개인지도 살핀다. 신청서와 전자 동의, 서명 파일의 요구는 학술지마다 다를 수 있다. 투고 편지인 커버레터는 제출을 요구하거나 추가 설명이 필요할 때 준비한다. 관련 원고와 공개 이력은 지정된 항목에 정확하게 밝힌다. 해당 학술지의 현재 안내를 기준으로 입력과 제출을 진행한다.

저자 정보는 시스템과 원고 표지, 제출 서류에서 일치해야 한다. 국문·영문 이름과 소속, 저자 순서와 연락처를 확인한다. 연구 수행 당시와 현재 소속이 다르면 규정에 맞추어 구분한다. ORCID(Open Researcher and Contributor ID)는 연구자를 구분하는 식별자이다. 입력한다면 해당 저자의 실제 식별자인지 확인한다. 투고 담당자와 교신저자가 다를 수 있으므로 역할을 정확하게 지정한다. 저자 순서와 역할은 제출 전에 공동저자 간 협의를 거쳐 확정한다. 익명 심사본에 표시할 정보와 시스템에 입력할 저자 정보를 혼동하지 않는다.

연구윤리 관련 서류는 실제 수행 과정과 원고를 근거로 작성한다. 연구의 진실성과 중복 투고 등에 관한 확인 내용을 읽고 답한다. 필요한 승인·면제 문서는 방법의 설명과 대조한다. 참여 동의와 자료 활용 범위도 실제 절차와 일치해야 한다. 이해관계와 연구비 지원, 지원기관의 역할은 요구하는 범위에 따라 밝힌다. 생성형 AI 활용은 실제 목적과 범위, 검토한 내용을 쓴다. 학위논문과 학술대회 발표, 사전공개본이 있다면 현재 원고와의 관계를 확인한다. 빈칸을 채우기 위해 확인하지 않은 승인번호나 동의 사실을 입력해서는 안 된다.

유사도 검사와 저작권 관련 서류도 제출 요건과 내용을 함께 확인한다. 지정한 검사 도구와 설정, 결과서의 종류를 살핀다. 유사도 수치만으로 표절 여부를 판단하지 않는다. 일치한 부분의 표현과 출처를 직접 검토한다. 저작권 이양과 이용허락은 대상 권리와 허용 범위, 적용 시점을 확인한다. 최초 투고와 게재 확정 중 어느 단계에서 제출하는지도 구분한다. 서명이 필요하다면 각 저자가 내용을 확인하고 허용된 방식으로 수행한다. 학술지가 지정한 서식을 사용하며 다른 곳의 서식을 그대로 제출하지 않는다.

최종 원고와 주요 확인 사항은 모든 공동저자에게 공유한다. 이전 초안에 동의했다는 사실만으로 이후의 중요한 수정까지 승인한 것으로 보지 않는다. 분석과 결론이 바뀌었다면 변경 내용을 알리고 검토할 기회를 제공한다. 저자별 확인과 서류의 완료 상태를 관리한다. 투고 담당자는 공동저자의 동의나 이해관계를 추정하여 대신 확인하지 않는다. 확인받은 제출본의 날짜와 파일명을 기록한다. 최종 확인 후 변경이 생겼다면 관련 내용을 다시 공유한다. 저자 정보와 주요 선언이 합의한 내용에 맞는지 확인한 뒤 제출한다.

[표 10-3]온라인 투고의 입력 정보와 제출 서류

주:모든 서류가 모든 학술지에서 요구되는 것은 아니다. 제출 시점의 공식 안내로 필수 여부를 확인한다.

(2) 제출 파일의 확인과 접수 기록 관리

제출 파일은 시스템의 항목에 맞추어 준비한다. 저자 정보가 있는 원고와 익명 심사용 원고를 따로 요구하는지 확인한다. 표·그림과 보충자료는 지정한 방식으로 첨부한다. 이용허락 증빙과 윤리 관련 서류도 해당 항목에 등록한다. 파일명은 용도와 판본을 구분할 수 있게 정하되 익명 처리 기준에 맞춘다. 내부 작업본과 최종 제출본은 분리한다. 등록한 뒤에는 실제 첨부 파일을 다시 확인한다. 중복 파일과 이전 판본이 남아 있지 않은지도 살핀다.

시스템에 입력한 정보는 원고와 서류에 대조한다. 복사하는 과정에서 글자나 문단이 빠지지 않았는지 확인한다. 특수문자와 수식, 위첨자와 아래첨자도 살핀다. 저자명과 순서, 연락처는 합의한 정보와 맞아야 한다. 논문 유형과 연구 분야는 실제 내용에 맞추어 선택한다. 모르는 항목을 사실과 다르게 채우지 않는다. 정보가 다르다면 제출 전에 원인을 확인하여 수정한다. 시스템 입력도 원고 파일과 별도로 정확성을 점검해야 한다.

미리보기나 내려받기 기능으로 실제 전달될 파일을 확인한다. 통합 심사본이 생성되면 전체를 검토한다. 표가 잘리거나 그림의 글자가 흐려지고 수식이 바뀌지 않았는지 살핀다. 페이지와 주석, 참고문헌과 부록도 확인한다. 익명 처리 상태는 변환된 파일에서 다시 점검한다. 파일별 공개 대상이 구분된다면 심사본과 저자용 서류를 정확하게 지정한다. 오류를 고친 뒤에는 새로 생성된 파일을 재검토한다. 심사자가 내용을 정확하게 읽고 검토할 수 있는 상태로 전달해야 한다.

제출 후에는 시스템의 완료 표시와 접수 안내를 확인한다. 임시 저장이나 파일 업로드를 최종 제출 완료로 오인하지 않는다. 학술지명과 원고 제목, 제출일과 원고 번호를 기록한다. 원고 번호가 나중에 부여된다면 추가한다. 실제 제출 파일과 주요 입력 내용, 접수 안내를 함께 보관한다. 추가 요청이 오면 요청 내용과 대응일, 제출 파일을 연결하여 기록한다. 접수 상태가 불분명하면 중복 등록 전에 기존 기록과 공식 안내를 확인한다. 접수 기록은 이후 어떤 자료를 제출했는지 확인하는 기준이 된다.

[표 10-4]제출 파일과 접수 기록의 관리 기준