제7장 설명에서 설득으로 넘어가는 법
6. 3분 설득은 하나의 제안을 단계적으로 확장한다
설득해야 할 내용이 많다고 처음부터 긴 설명을 만들 필요는 없다. 제2장에서 살펴본 것처럼 말의 중심이 분명하면 시간에 따라 설명을 확장할 수 있다. 설득에서도 같은 원리가 적용된다. 먼저 상대에게 원하는 선택을 한 문장으로 정한 뒤, 시간이 늘어날수록 문제와 이유, 근거, 비용과 위험, 다음 행동을 차례로 붙인다. 예를 들어 제안의 핵심을 다음과 같이 정했다고 해보자.
신규 시스템은 전면 도입보다 두 부서에서 한 달간 시범운영한 뒤 확대하는 것이 적절합니다.
30초 정도밖에 없다면 핵심 이유와 행동 정도를 붙일 수 있다.
신규 시스템은 전면 도입보다 두 부서에서 한 달간 시범운영한 뒤 확대하는 것이 적절합니다. 반복 입력을 줄일 가능성은 확인됐지만 기존 시스템과의 연동과 권한 오류는 아직 충분히 검증되지 않았기 때문입니다. 한 달간 처리시간과 오류를 확인한 뒤 확대 여부를 결정하겠습니다.
1분 정도라면 현재 문제와 기대 효과를 조금 더 설명할 수 있다.
현재 시스템은 같은 정보를 여러 화면에 반복 입력해야 해 처리시간이 길고 입력 누락도 발생하고 있습니다. 신규 시스템은 반복 입력을 줄일 수 있지만 아직 전체 업무량을 처리할 수 있는지와 권한 설정 안정성을 확인하지 못했습니다. 따라서 바로 전 부서에 적용하기보다 두 부서에서 한 달간 시범운영하는 것이 적절합니다. 처리시간과 오류율을 기존 방식과 비교하고 문제가 없다면 다음 달부터 적용 범위를 확대하는 것이 좋겠습니다.
3분이 주어진다면 여기에 가능한 대안과 비용, 예상되는 우려까지 추가할 수 있다. 그렇다고 시스템 개발 과정이나 모든 기능을 처음부터 설명할 필요는 없다. 상대가 선택하는 데 필요한 정보만 늘린다.
현재 가장 큰 문제는 동일한 정보를 여러 차례 입력하면서 처리시간이 길어지고 담당자의 확인 업무가 반복된다는 점입니다. 신규 시스템에서는 주요 정보를 한 번 입력하면 관련 화면에 자동으로 반영할 수 있어 이 문제를 줄일 가능성이 있습니다. 다만 바로 전면 도입하면 기존 시스템과의 연동 오류나 권한 설정 문제로 업무가 중단될 위험이 있습니다. 전면 도입, 기존 방식 유지, 제한적 시범운영 세 가지를 비교하면 현재로서는 시범운영이 가장 현실적이라고 판단합니다. 두 부서에서 한 달간 운영하면 추가 인력 없이도 테스트할 수 있고 문제가 발생해도 전체 업무에 미치는 영향을 제한할 수 있습니다. 그 기간 동안 평균 처리시간, 입력 오류와 현장 문의를 기존 방식과 비교하겠습니다. 세 지표가 기존과 같거나 개선되고 중대한 권한 오류가 발생하지 않는다면 다음 달부터 확대하는 것이 좋겠습니다.
설명의 시간이 늘어났지만 첫 문장에서 정한 제안은 흔들리지 않는다. 3분을 채우기 위해 새로운 주제를 덧붙인 것이 아니라 상대가 판단할 수 있도록 필요한 층을 추가했다. 실제 상황에서는 말할 시간이 정확히 정해져 있지 않을 수도 있다. 회의에서 처음에는 30초 정도로 제안을 설명하고 상대가 관심을 보이면 1분, 3분으로 확장할 수 있다. 상사가 “왜 그렇게 생각합니까?”, “비용은 어떻습니까?”, “다른 방법은 없습니까?”라고 질문하면 그때 필요한 부분을 추가한다.
따라서 3분 설득을 준비할 때 완성된 3분 원고부터 만드는 것보다 제안 한 문장 → 핵심 이유 → 문제와 근거 → 비용·위험 →대안 → 다음 행동의 순서로 내용을 준비하는 편이 유용하다. 그러면 시간이 짧아져도 핵심을 유지할 수 있고 예상하지 못한 질문에도 필요한 부분만 꺼낼 수 있다.
