[질문 073] 다른 부서와 공동으로 추진하는 업무의 역할과 책임이 불분명하다면 어떻게 조정하겠습니까
[출제의도]
지원자가 부서 간 공동업무에서 발생할 수 있는 업무중복과 책임공백을 예방할 수 있는지를 확인하는 질문이다.
각 부서의 권한과 업무분장, 공동목표를 기준으로 역할을 명확하게 조정해야 한다.
합의한 내용을 기록하고 진행상황을 공유하여 최종 결과까지 관리하는 태도도 중요하다.
[답변 요령]
공동업무의 목적과 최종결과물, 법적·조직적 주관부서를 먼저 확인한다.
각 부서가 담당해야 할 업무와 협조범위, 완료기한을 구체적으로 정리한다.
역할에 대한 이견이 있으면 업무분장과 전문성, 실제 수행 가능성을 기준으로 협의한다.
합의한 내용을 기록하고 정기적으로 진행상황과 변경사항을 공유한다.
[답변 예시]
“공동업무의 목적과 최종 책임부서, 각 부서의 공식적인 업무분장을 먼저 확인하겠습니다.
이후 결과물별 담당부서와 협조범위, 완료기한을 구체적으로 정리하고 역할이 겹치거나 빠지는 부분은 관계자와 협의하겠습니다.
합의내용을 회의록이나 업무계획에 기록하고 진행상황을 공유하여 마지막 단계에서 책임공방이 생기지 않도록 하겠습니다.”
[후속 질문]
① 상대 부서가 책임 있는 업무를 맡지 않으려고 하면 어떻게 하겠습니까
“상대 부서의 태도를 먼저 비난하지 않고 업무분장과 해당 업무에 필요한 권한을 확인하겠습니다.
협의가 이루어지지 않으면 각 부서의 의견과 업무영향을 정리하여 상위 책임자의 조정을 요청하겠습니다.”
② 주관부서가 모든 책임을 져야 하는 것 아닙니까
“주관부서는 전체 일정과 결과를 관리할 책임이 있지만 협조부서도 맡은 업무의 품질과 기한에 책임이 있습니다.
최종 책임과 세부업무의 수행책임을 구분하여 정리해야 합니다.”
③ 업무를 진행하면서 역할을 바꿀 필요가 생기면 어떻게 하겠습니까
“처음 정한 역할을 무조건 유지하기보다 상황변화와 업무량을 확인하여 조정할 수 있습니다.
변경된 역할과 기한을 관계자에게 다시 공유하고 기록하여 책임이 불분명해지지 않도록 하겠습니다.”
[피해야 할 답변]
주관부서가 모든 일을 처리하거나 협조부서가 요청받은 일을 무조건 수행해야 한다고 단정해서는 안 된다.
역할이 불분명한 상태에서 우선 일을 시작하고 문제가 생기면 나중에 책임을 정하겠다는 답변도 피해야 한다.